SEYAHAT GİDERLERİ VE YOLLUK ÖDEMELERİ
Karadeniz Teknik Üniversitesi Öğretim Üyesi Yetiştirme Programı (ÖYP) Yönergesinin “Seyahat Giderleri” başlıklı 14.maddesi çerçevesinde ÖYP kapsamında Karadeniz Teknik Üniversitesinde eğitimlerini sürdüren ÖYP Araştırma Görevlilerinin ÖYP bütçesinden karşılanmak üzere kendi alanlarında/tez konularında akademik çalışma yapmak veya bilimsel etkinliklere katılmak amacıyla yapacakları kısa süreli seyahatler desteklenmektedir.
Kısa süreli yurtiçi/yurtdışı seyahatin süresi yılda en fazla on beş (15) gündür.
ÖYP araştırma görevlileri, bu seyahatlere Enstitü Yönetim Kurulu kararı ve Karadeniz Teknik Üniversitesi Rektörlüğünün görevlendirme onayı alınarak katılabilir.
ÖYP araştırma görevlilerinin kısa süreli Yurtiçi ve Yurtdışı bilimsel etkinliğe katılmak üzere görevlendirme talebinin, görevlendirme tarihinden 20 gün önce Enstitü Yönetim Kurulu kararı alınarak Rektörlüğün onayı ile uygun görülmesi gerekmektedir. ÖYP Araştırma Görevlilerinin, yurtiçi ve yurtdışı bilimsel etkinliklere katılmak amacıyla yapacakları kısa süreli seyahatlere ilişkin harcamaların 6245 sayılı Harcırah Kanunu hükümleri göre mevcut bütçesi dahilinde ödeme yapılabilmesi için görevlendirme talep dilekçesi, Enstitü Yönetim Kurulu kararı ve Rektörlük onay yazısında “yolluk (uçak ile gidilecek ise alınan karar ve onayda uçak ile ibaresi olmalı), yevmiye, katılım ücreti, konaklama ücretinin ÖYP bütçesinden karşılanmak üzere” ifadesinin yer alması gerekmektedir.
HARCAMA BELGELERİNE VE YOLLUK BİLDİRİM FORMUNA İLİŞKİN
DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR
Yolluk bildirim formu, görevlendirilme ile seyahat eden kişinin harcamalarına ilişkin düzenlediği kendi beyanıdır.
Yurtiçi/Yurtdışı Yolluk Bildirim Formu örnekleri ve Excel formatında hazırlanmış Yolluk Bildirim Formu Dokümanlar kısmındaki Formlar sayfasında bulunmaktadır.
Form, hatasız ve doğru şekilde 2 nüsha doldurularak bildirim sahibi tarafından imzalanır. Kadrosunun bulunduğu ve görevlendiren makam olan Enstitü veya Fakülte tarafından “Birim Yetkilisi” kısmı imzalanır.
Görevlendirmeye ilişkin “Enstitü Yönetim Kurulu Kararı (YKK) ve Rektörlük Onayı” “ASLI GİBİDİR” onayı alarak yolluk bildirim formuna eklenmesi gerekmektedir.
1- Taksi fişleri
Kullanılan taksilerin beyandaki doğruluğunun kanıtı açısından alınması faydalı olacaktır.
Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği’ne göre; “taksi ile yapılan seyahatlerde (belediye hudutları dâhilindeki taksi ücretleri hariç) fatura veya perakende satış fişi veya ödeme kaydedici cihazlara ait satış fişinin ödeme belgesine bağlanması gerekir.” ifadesi yer almaktadır.
İkametgâh ile otogar veya havaalanı arası hareket için kullanılabilmektedir.
Yolluk Bildirim Formunda:
İkametgâh - Otogar/Havaalanı
Otogar/Havaalanı – İkametgâh olarak belirtilmelidir.
Yurtiçinde -görevlendirmede “uçak ile” ifadesi yer almadıkça- otobüsle ulaşım esastır. Otobüs bileti ibraz edilmediği müddetçe “Trabzon Şoförler ve Otomobilciler Odası Otobüs Rayiç Bedelleri”nde belirtilen otobüs ücretleri uygulanacaktır.
2014 Yılı Otobüs Rayiç Bedelleri
Özel otomobil ile seyahatte kullanılan benzin tutarına ilişkin beyan söz konusu değildir.
Harcırah Kanununa göre;
“Özel otomobilleriyle seyahat edenlere, müstahak oldukları taşıt ücreti ile bu taşıta göre geçecek günler için verilmesi gereken gündelikten fazla ödeme yapılmaz.”
“Harcırah gidip gelmeye en uygun ve kullanılması mutat olan yol ve taşıt araçları üzerinden verilir. Gidip gelmeye en uygun ve kullanılması mutat olan bu yolda hem muayyen, hem gayrimuayyen tarifeli taşıt işletilmekte ise harcırah hesabında muayyen tarifeli taşıt esas alınır.”
Acentelerden alınan seyahat faturalarının asılları veya havayolu şirketi tarafından antetli kağıtlarına basılmış kaşeli imzalı bilet veya elektronik bilet ödeme için gereklidir.
Elektronik Uçak Biletlerinde "Bu belge 334 nolu VUK G.T. uyarınca fatura yerine geçer." ibaresi var ise kaşe ve imza gerekmez. Yoksa ilgili firma bu biletleri kaşe ve imzalaması gerekmektedir.
Üzerinde “Elektronik Bilet Bilgisi” yazan çıktılar ve “e-mail çıktıları” “elektronik bilet değildir” ifadeli belgeler fatura yerine geçmezler.
Harcırah Kanunu gereğince; yurtiçi gündeliklerinin miktarı her yıl bütçe kanunları ile tespit olunur.
2014 H Cetveli (Yurtiçi Gündelikler)
2015 H Cetveli (Yurtiçi Gündelikler)
2016 H Cetveli (Yurtiçi Gündelikler)
Günübirlik görevlendirme ve seyahatlerde gündelik oransal olarak hesaplanmalıdır. Harcırah Kanununa göre (madde 39): “Resmi bir görevle memuriyet mahalli içinde bir yere gönderilenlere gündelik verilmez. Geçici bir görevle memuriyet mahalli dışındaki bir yere gönderilenlerden, buralarda ve yolda öğle (saat 13:00) ve akşam (saat 19:00) yemeği zamanlarından birini geçirenlere 1/3, ikisini geçirenlere 2/3 oranında ve geceyi de geçirenlere tam gündelik verilir.”
Yurtdışı gündeliklerinin hesaplanmasında esas alınacak cetvel her yıl Bakanlar Kurulu Kararı ile belirlenir.
2014 yılı Yurtdışı Gündelikler
2015 yılı Yurtdışı Gündelikler
2016 yılı Yurtdışı Gündelikler
Bakanlar Kurulu Kararına göre:
Yurtdışına çıkışlarda seyahat ve ikamet süresinin ilk 10 günü için ödenecek ücretler, o ülkeye ilişkin gündelik miktarının %50 artırılması suretiyle hesaplanır.
Türkiye’den yurtdışına geçici görevle gönderilenlerden, seyahat ve ikamet süresinin ilk 10 günü ile sınırlı olmak kaydıyla yurtdışında yatacak yer temini için ödedikleri ücretleri fatura ile belgelendirenlere, faturada gösterilen günlük yatak ücretinin yukarıdaki şekilde artırımlı olarak hesaplanan gündeliklerinin %40’ını aşması halinde aşan kısmın %70’i ayrıca ödenir.
Günlük Konaklama Ücreti Hesaplama Örnekleri
Yurtdışı yevmiye hesabında söz konusu döviz tutarının; bildirim formunun doldurulduğu gün Merkez Bankası (www.tcmb.gov.tr) döviz satış kuru baz alınarak TL karşılığı beyan edilmelidir.
Bankadan alınan "Banka dekontu" veya "Faturanın aslı" ödeme için yeterlidir.
Bu nedenle, fatura temini önem arz etmektedir. Bu faturalar yabancı dilde ise Türcüme edilmesi mecburidir.
Ancak, konaklama gideri ve katılım bedeline ilişkin tutarlar tek fatura ile talep edilecekse, her bir gidere ait tutarın fatura üzerinde ayrı ayrı görünmesi istenmektedir. (Konaklama için ne kadar ödendi, katılım bedeli olarak ne kadar ödendi?)
Söz konusu faturada; ad-soyad, konaklanan gün sayısı ve tarihler, kaşe-imza mutlaka bulunmalıdır. Yurtdışı Konaklama Faturalarının Tercümesi mutlaka yapılmalıdır.
Yurtiçinde ve yurtdışında; konaklama giderine ilişkin fatura bulunmadıkça konaklama gideri ödenmez.
Fatura bulunduğunda ise; yurtiçinde günlük yevmiyenin %50 artırımlı olarak hesaplanan tutarı gece yatacak yer temini için ayrıca ödenir. Yurtdışı konaklama giderleri Bakanlar Kurulu Kararına göre ödenir.
Örneğin; 2014 yılı için gündelik: 30,00 TL ise, bir gece yatacak yer temini için ödenecek tutar 45,00 TL’yi aşamaz. Fatura tutarı daha fazla olsa dahi, görevlendirme kapsamındaki ve faturası bulunan her bir gece için 45,00 TL ödenir. Fatura tutarı daha az ise, fatura tutarının tamamı ödenir.
Konaklama gideri ve katılım bedeline ilişkin tutar tek fatura ile talep edilecekse, her bir gidere ait tutarın fatura üzerinde ayrı ayrı görünmesi istenmektedir. (Konaklama için ne kadar ödendi, katılım ücreti olarak ne kadar ödendi?)
Katılım belgesi veya sertifikanın, “ASLI GİBİDİR” onaylı nüshası gereklidir. Söz konusu onay, Koordinatörlüğümüzce yapılabilmekte olup “ASLI GİBİDİR” onayı için sertifikanın aslının sunulması gerekmektedir.
Önemli: Yurtdışı geçici görev yolluklarına ilişkin ödemelerde; aslı yabancı dilde hazır bulunan tüm makbuz/fatura/sertifika vb. belgelerin beyan sahibi tarafından Türkçe tercümesinin yapılması gereklidir. (Tercümesi tarafımca yapılmıştır. Ad/Soyad İmza)
